他人の時間を奪わないために、避けるべき5つのこと。他人に時間を奪われないために、やっておくべき5つのこと。

一時代前は、経営に必要なリソース(経営資源と言います)を「ヒト」「モノ」「カネ」の3つに分類するのが主流でした。10年ぐらい前、ITという言葉が流行りだしてからはここに「情報」が加わり、さらに最近はここに「時間」を加える人も現れています。

・情報は無形の資産だから「モノ」に含めればいいじゃない?
・時間だって「ヒト」の総和に過ぎなくない?
・せっかくカタカナ2文字でまとめてたのに、カッコつかなくなってない?

・・・みたいな突っ込みどころが山ほどあるわけですが、ともあれ、情報や時間が重要性を増しているという認識は多くのビジネスパーソンにとって共通のものだろうと思います。

 

だからこそ、私たちは少しシビアに考えないといけない。
「自分の時間」や「他人の時間」がいかに希少なものなのか?ということを。

というわけで、自分でも自分の行動を上手に反省したいな、と思い、
タイトルに書いた「時間」に関する合計10か条を考えて見ました。

 

他人の時間を奪わないために、避けるべき5つのこと

  • 無断遅刻
    「時間泥棒」と言われるもっとも端的な行為がこれでしょう。
    5分遅刻すれば、相手がコミットして空けておいてくれた時間を無駄にします。もちろん、遅刻が止むを得ず起こるケースもありますので
    ここでは「無断」の2文字をつけています。

    遅刻して相手に迷惑をかけないように、
    5分〜10分程度のバッファをつけて動く人も多いですよね。
    自分としてもそういう心がけをしなければと思います。

    ちなみに、極端な例では1時間くらい早く行動するという人もいるようです。
    ただ最近はスマートフォンで到着時間の遅延を知らせることも容易ですし、
    必要以上のバッファを取るのはある意味時代錯誤では、とも思います。

 

  • 必要な度合いを超えた質問
    例えばセミナーの質疑応答の時間では、自分は必ず「全体質問」と「個別質問」の時間を分けています。全体質問の場であまりにも一般性のない「自分のこと」に特化した質問や、受講対象の範囲としたレベルをはみ出した「初歩的すぎる」か「マニアックすぎる」質問をされると、他の参加者にとってはそれは無為な時間になるからです。
    そういう質問は個別対応するわけですが、時として行列ができてしまってお待たせすることもあるので、場合によっては名刺交換だけさせてもらって後でゆっくりご回答する、ということもあります。・・・みたいなことは、報酬をいただきながら行っているセミナーだからこそ快くやっているわけですが、そうではない場合もあるわけです。

    普通にFacebookに投稿した内容について「◯◯ってどういう意味ですか?」と聞いたり、ルーティン業務で忙しい隣の席の人に、ちゃんと事前に指示を聞いていればわかるはずの質問を何度もしたりする行為は、相手の時間を自分のために割かせているわけですから、できれば避けたいところ(もちろんOJTなど、ある程度育成の仕組みが存在していて、その範囲で質問するのは構わないですけどね)。

    そういえば前職時代、どうしても細かな会計処理や監査手順を調べたくなって、社内ポータルにあるリサーチセンターのデータベースで情報を検索していたら、上司に「リサーチセンターの担当者に電話して聞いたほうが早い」と言われて、猛反発した経験があります。データベースを一生懸命作った労力を無視して、さらにその人に自分のために時間を割かせるというのは、二重に相手の時間をないがしろにするものなのでは?というのが自分の感覚です。

    一時期「ググレカス」という言葉が流行りましたが、GoogleやWikipediaですぐわかるようなことは調べるべきだと自分では思っています。

 

  • 遅い返事
    メールへの返事が遅いのも実は相手の時間を奪うことがあります。特に日程調整はそうですね。例えば「伝助」のようなツールで打ち合わせの日程調整をするとします。
    早い人はすぐにスケジュールを見て◯×をつけます。遅い人は催促されるまでそれをしません。早い人と遅い人の差は、場合によりますがだいたい数日〜2週間程度はあるでしょう。その2週間の間、「早い人」の中で律儀な人は「◯」にした日程をスケジュール上仮押さえしています。その後その日程が確定するまでは、別の打ち合わせのオファーが来た場合でも仮押さえの時間をオープンできません。

    メール自体は返信のタイミングを相手に任せるツールなので、無理に即レスをする必要はないでしょう。ただ、空いている時にはしっかりレスを返すのが基本。メールを開いたが、すぐに別件対応が必要になった場合は「すみません、明日レスします」と言うだけで、相手が不要に待たせることはなくなります。

 

  • 病気
    冬場は特に気をつけたいですね・・・自分も良く体調を崩していました。
    全く病気をせずに過ごすことは難しいし、ある程度は仕方のない面はあると思いますが、他の人が自分の病気の分をカバーすることを考えると、やはり病気はしないほうがいい。そのために防止できることはしておいたほうがいい、と思うようになりました。以前、ポールマッカートニーが病気のせいで日本公演を中止した時、一体何万人の人が失望したんでしょうね。それは極端な例ですが、例えばその日予定していた会議に出席する数名、授業を受けるはずだった学生数十名・・・自分の病気で影響を受ける人は実はかなり多いものです。

 

  • 下手くそな指示出し
    これは上級編、管理職編ですが、指示出しが下手な上司の元で働く部下の皆さんは、「残業が多い」くせに「昼間は手待ちが多い」と言うことが多いように思います。簡単な心がけで改善すると言うよりも、チームビルディングやプロジェクトマネジメントで対応するべき部分なので容易なことではありませんが、リーダーなり課長なり、そう言う立場に立ったからにはその手のスキルを身に付けるのは必要不可欠だろうと思います。

    これに派生して「エンドレス会議」も時間を奪う行為に認定されそうですね。
    最近の若い方は「飲み会強要」も同様に思っているでしょう。

    とにかく相手の時間が希少であることを認識して大事にすることです。

 

 他人に時間を奪われないために、やっておくべき5つのこと

上記の5つのポイントを自分で一生懸命遵守しようとしても、完璧にできる人は一握りでしょう。時間を奪う側にならないように努めると同時に、奪われないように注意を払うことも大事です。

と言うわけで、次の5か条を考えて見ました。

  • クイックレスポンス
    実はクイックレスポンスは相手だけでなく自分の時間を守ることができます。上記の日程調整の項目では「早い人」が損をするような例を紹介しましたが、
    ・空いている時間を全て「◯」にしない
    ・複数日程を出すときは希望順位をつける
    ・「他の予定が入ってしまうかもしれません」と一言入れる
    だけでそれらは回避できます。

 

  • リマインド
    遅刻やドタキャンをされないために、1日前に「あしたはよろしくお願いします」と一言入れることは、時間を守ることにもなるし相手とのコミュニケーションを増やせる意味でもオススメです。余談ですが、ある地方都市にあるクライアントさんはいつもアポ当日の午前中にリマインダーをくださるのは良いが、そのとき僕はもう新幹線の中(それでも良い挨拶の機会になるのでちゃんと返事を送らせていただいています)、なんてことがよくあります。リマインダーを見て気づいたらもう手遅れ!と言うことにならないようなタイミングでないと、リマインダーの意味がありませんのでお気をつけて。

 

  • スキマ時間への備え
    それでも遅刻やドタキャンが生じてしまった場合には、隙間時間にできることを用意しておくのがおすすめです。スマホを持っていると一応隙間時間はそれなりに埋まりますが、「やることを決めておく」ほうがいいですね。

 

  • 時間、期限を明示すること
    相手のレスポンスが遅いケースへの備えとしては、「◯時までに」と言う期限の提示をするのが一番良い策だと思っています。上述のリマインダとも合わせると良いでしょう。原稿の締め切りを抱えていると「進み具合はいかがでしょうか?」と言うお伺いがよく来ます。レスポンスが遅い人でも、期限を提示するとそれまでには対応してくれる確率が格段に上がります。ただその際、「なるはや」とか「大至急」とか・・・こう言う言葉は解釈に幅があるため適しません。できるだけ日付時間を明示してあげることが大事。

 

  • ポリシーの確立と周知
    これは、例えば「メールは2日以内には返信します」とあらかじめ宣言しておくことです。
    自分のルールを決めてそれを周りにも理解してもらえれば「昨日のメール、読みました?」と電話が飛んで来て時間を奪われる、と言うことは無くなります。自営業の方は営業時間を宣言するだけでも良いでしょう。人によっては「仕事のやり取りに電話は使わない」「水曜日はオフラインにしています」と言ったポリシーを契約書に記載しているケースもあります。強気すぎないか?と思うかもしれませんが、事前に取り決めておくことでお互いにストレスが取り除けるのであれば、メリットの方がはるかに大きいでしょう。